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La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
Establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S en los términos y condiciones recogidos en la misma.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S, cuyos datos de contacto son los siguientes:
INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
En el “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa, la información y características de cada una de ellas.
El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.
Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario. Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.
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De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
El o la ASISTENTE ADMINISTRATIVA de INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, de acuerdo con el “Anexo 3. Roles y Responsabilidades».
10.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S enviado, mediante correo electrónico a: protecciondatos@incolmix.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CALLE 8 # 42 – 78 CALI, VALLE DEL CAUCA. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (I, II, III, IV).
TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
| Gestión de documentos y soportes | Control de acceso | Incidencias | Personal | Manual Interno de Seguridad |
| 1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruido. 2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos. 3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico. 4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información. 5. Inventario de soportes. | 1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones. 2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados. 3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados. 4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado. | 1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras. 2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias. | 1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos. 2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento. 3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas. | 1. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal. 2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del tratamiento. |
TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos
| Bases de datos no automatizadas | ||
| Archivo | Almacenamiento de documentos | Custodia de documentos |
| 1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares. | 1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas. | 1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos. |
| Bases de datos automatizadas | |
| Identificación y autenticación | Telecomunicaciones |
| 1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización. 2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado. | 1. Acceso a datos mediante redes seguras. |
TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos
| Bases de datos automatizadas y no automatizadas | ||
| Auditoría | Responsable de seguridad | Manual Interno de Seguridad |
| 1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada dos meses. 2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información. 3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones. 4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento. 5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad. | 1. Designación de uno o varios responsables de seguridad. 2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad. 3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad. | 1. Controles periódicos de cumplimiento |
| Bases de datos automatizadas | |||
| Gestión de documentos y soportes | Control de acceso | Identificación y autenticación | Incidencias |
| 1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega. | 1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información. | 1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados. | 1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente. 2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación. |
TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos
| Bases de datos no automatizadas | |||
| Control de acceso | Almacenamiento de documentos | Copia o reproducción | Traslado de documentación |
| 1. Acceso solo para personal autorizado. 2. Mecanismo de identificación de acceso. 3. Registro de accesos de usuarios no autorizados. | 1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas. | 1. Solo por usuarios autorizados. 2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos. | 1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos. |
| Bases de datos automatizadas | ||
| Gestión de documentos y soportes | Control de acceso | Telecomunicaciones |
| 1. Sistema de etiquetado confidencial. 2. Cifrado de datos. 3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se encuentren fuera. | 1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede. 2. Control del registro de accesos por el responsable de seguridad. Informe mensual. 3. Conservación de los datos: 2 años. | 1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas. |
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus
destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
Las bases de datos responsabilidad de INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. INDUSTRIA COLOMBIANA DE MEZCLAS S.A.S – INCOLMIX S.A.S, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.
Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde 2016-11-02
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